1 | Kapitel gelesen / gehört |
GTD® (Getting Things Done) ist wohl die Mutter aller Zeitmanagement-Systeme.
Viele Prinzipien, die hier beschrieben werden, findest du in anderen Systemen wieder. Ich möchte hier nur ganz kurz auf die 10 zentralen Ideen dahinter zu sprechen kommen. David Allen, der Entwickler, nennt sie die 10 „Gewohnheiten“, die man sich nach und nach aneignen sollte. Eine nach der anderen, nicht alle gleichzeitig.
Wenn dich dieses System im Detail interessiert, kann ich dir eine deutsche Übersetzung und auch Vereinfachung empfehlen, die veröffentlicht wurde. Hier der Link zu Zen To Done – schau‘ dir das aber bitte erst nach unserem Kurs an, damit du nicht durcheinander kommst!
1. Sammeln
David Allen empfiehlt, alle Aufgaben, die „in dein Leben treten“, möglichst an einer Stelle zu sammeln, nämlich im berühmten Eingangskorb. Dazu gehört auch das Prinzip der Schriftlichkeit, das ich schon angesprochen hatte.
Ich persönlich habe mehrere Eingangskörbe – nur ein einziger ließ sich nicht umsetzen. Was ich allerdings übernommen habe, ist ein Kisterl auf meinem Schreibtisch, wo alles aus Papier hineinkommt. Auch die Familie weiß schon, dass ich nur anschaue, was dort landet – und nicht am Esstisch … Andere Eingangskörbe sind in meinen Trello-Baords verteilt – pro Board einer. Dazu wirst du auch noch einiges in diesem Kurs erfahren – und natürlich nachmachen!
2. Durcharbeiten
Weiter geht es mit dem regelmäßigen Durcharbeiten der Dinge, die im Eingangskorb respektive in den Eingangskörben gelandet sind. Dabei ist besonders wichtig, schnelle Entscheidungen zu treffen.
- Kann etwas in 2-3 Minuten erledigt werden (oder 5, aber das ist das Maximum)? (Siehe auch die 2-Minuten-Regel)
- Kann es weggeworfen
- oder delegiert werden?
- Oder ist es eine Aufgabe, der mehr Zeit gewidmet werden muss. – Dann kommt sie auf eine ToDo-Liste.
- Dieses Prinzip hast du bereits abgewandelt beim Leeren deines eMail Posteingangs angewendet.
3. Planen
Beim Planen werden die großen und wichtigen Brocken bzw. Projekte pro Woche und pro Tag festgelegt. Auch das wirst du in dein System übernehmen können.
4. Handeln
Bei dieser Gewohnheit passiert es oft, dass das System ins Wanken kommt. Denn Handeln erfordert, dass du immer nur eine einzige Aufgabe auf einmal erledigst und alle Ablenkungen dabei ausschaltest. Und das ist oft nicht so einfach wie es klingt.
Um das Halten deines Fokus werden wir uns im gesamten Kurs kümmern.
5. Das einfache, vertrauenswürdige System
Einfachheit ist die Devise. Außerdem noch Regelmäßigkeit. Damit machst du dein System zu einer vertrauenswürdigen Sache und du brauchst nichts mehr in deinem Kopf zu speichern!
GTD® sieht auch Kontextlisten als ToDo-Listen vor. Das bedeutet, dass David Allen die Aufgaben in bestimmten Kontexten sieht. Zum Beispiel Aufgaben, die du unterwegs erledigen kannst, oder Telefonate, regelmäßige Meetings, am Computer, usw.
Du kannst dir später überlegen, ob solche Kontextlisten für dich interessant sind. Ich persönlich habe es natürlich ausprobiert und für mich festgestellt, dass ich es nicht benötige. Vielleicht einfach, weil ich wenig unterwegs bin und die meisten Tätigkeiten am PC ausführe.
6. Organisieren
Alles hat seinen Platz, es gibt einen fixen Workflow, den die Dinge durchlaufen.
Auch an diesem Punkt scheitern Menschen häufig, die versuchen, sich in dieses System einzuarbeiten. Für die einen ist es zu restriktiv, für die anderen zu kompliziert, manchmal auch zu unflexibel.
Auch das habe ich natürlich versucht, bei mir einzuführen, es aber dann wieder bleiben lassen. Was allerdings davon „übrig geblieben“ ist, ist meine Vorliebe für Checklisten und Ablaufpläne ;-). Dazu kommen wir auch noch einige Male.
7. Wochenrückblick
Es gibt Jahresziele, Monatsziele, Projektziele, Monatsrückblick und Vorschau.
Der Wochenrückblick ist eine wirklich hilfreiche Sache! Nicht nur eine hilfreiche, sondern in meinen Augen auch eine zentrale – egal, welches System du verwendest. Denn zu diesem Wochenrückblick gehört auch die Vorschau auf die nächste Woche.
Jahresziele, so habe ich jedenfalls festgestellt, sind für mich persönlich nicht greifbar, weil einfach ganz weit hinter meinem Zeit-Horizont. Darum arbeite ich derzeit hauptsächlich mit Projektzielen. Auch das sehen wir uns in der Umsetzung dann genauer an.
8. Vereinfachen
Vereinfachung hat viel mit Prioritäten und Fokus zu tun.
Hauptaussage: Reduziere deine Ziele und Aufgaben auf das Wesentliche, streiche alles, was nicht wichtig ist. Außerdem sollen alle deine Projekte, egal wie groß oder klein sie sind, mit deinem persönlichen Zielen und Werten zu tun haben.
9. Routinen
David Allen empfiehlt sowohl eine Morgen- als auch eine Abend-Routine. Ich schlage vor, dass du ausprobierst, welches von beiden für dich besser ist. Vielleicht fühlst du dich auch mit beiden am wohlsten.
Routinen als solches, das habe ich schon mehrmals angesprochen, sind äußerst hilfreich und wir sehen uns das genauer an mehreren Stellen im Kurs an.
10. Finde deine Leidenschaft
Finde Aufgaben, die dich erfüllen und deine ToDo-Liste wird eine Ansammlung von Belohnungen!
Ich bin zwar eher dafür, das, was du tust zu lieben, auch den Prozess ansich zu lieben, aber DAS kann auf keinen Fall schaden!
